به استاد راهنما ایمیل بزنید
برای برقراری ارتباط با استاد اولین اقدام، ارسال ایمیل است. در ایمیل ارسالی، CV خود را برای او ارسال می‌نمایید و توضیحاتی کوتاه و جامع در مورد توانایی‌های علمی و دلیل انتخاب رشته را در ایمیل بیان می‌کنید. عنوان (Subject) در ایمیل ارسالی شما مهم است. بنابراین سعی کنید عنوان ایمیل به طور خلاصه زمینه کاری باشد که استاد در آن مشغول به فعالیت‌های علمی بوده و نشان دهید که هدف از ایمیل به استاد، علاقه به زمینه کاری او است. قبل از ایمیل زدن به استاد سعی کنید از منابع مختلف مانند بازدید صفحه مربوط به استاد در سایت دانشگاه، ارتباط با دانشجویان فعلی و خواندن مقالاتی که استاد مورد نظر شما روی آن کار کرده است، مطلع باشید و اطلاعات خود را در مورد استادتان افزایش دهید. شما باید از علاقه‌مندی‌های استاد با خبر باشید و اگر در آن زمینه‌ها بر روی پروژه یا مقاله‌ای کار کرده‌اید حتما اسناد علمی و یا مقاله خود را به پیوست ارسال نمایید.
در ارسال ایمیل به استادها توجه داشته باشید که بهتر است به جای ارسال ایمیل‌های یکسان به تعداد زیادی استاد، برای مثلا ۴۰ تا ۵۰ استاد و با متن های کاملا منحصر به فرد و مرتبط با زمینه و علائق آن استاد، ایمیل بزنید. از ارسال ایمیل به استادهایی که زمینه کاری آنها به یکدیگر مرتبط نیست، پرهیز کنید و بیشتر سعی کنید با استادانی که به زمینه کاری آنها علاقه‌مندید، ارتباط برقرار کنید.
در ارسال ایمیل به اساتید توجه به نکات زیر ضروری می باشد
- به استاد هایی كه واقعا به زمینه كاری آن علاقه مند هستید ایمیل بزنید و از فرستادن ایمیل به استاد هایی كه زمینه كاری آن هیچ ربطی به هم ندارد خودداری كنید. استادهای یك دانشكده با هم ارتباط دارند و ممکن است متوجه شوند كه شما به همه ایمیل زده اید و فقط هدفتان این است كه به هر قیمتی كه شده است پذیرش بگیرید.
- استادها در فصل پذیرش تعداد بسیار زیادی ایمیل از دانشجوها دریافت می كنند و معمولا فرصت كافی برای خواندن همه ایمیل ها را ندارند و حتی استادهایی كه به دنبال دانشجو هستند ترجیح می دهند بیشتر از یك دقیقه برای خواندن ایمیل شما وقت نگذارند. در نتیجه ایمیل را طوری بنویسید كه استاد بتواند در كوتاه ترین زمان ممكن با تجربیات شما آشنا بشود.
- سعی كنید در subject ایمیل به طور صریح به موضوع كاری استاد اشاره كنید و تنها به گفتن این كه به زمینه كاری استاد علاقه مندید اكتفا نكنید. برای مثال فرض كنید كه استاد مورد نظر در زمینه Operating Systems كار می كند. Interested in doing research on Operating Systems می تواند subject خوبی باشد. در حالی كه Interested in your field of research یا PhD Student یا عناوین كلی ای مثل این‌ها، مناسب نیست. اگر subject ایمیل خود انتخاب كرده اید را بدون تغییر می توانید به استادهای مختلف ارسال كنید، بدانید كه احتمالاً subject خوبی انتخاب نكرده‌اید.
- برای نوشتن ایمیل، از ساختارهای نگارش نامه رسمی استفاده كنید كه شامل چهار بخش است: 1. معرفی خود 2. بیان علاقمندی و تجربیات 3. بیان درخواست خود از استاد 4. تشكر و قدردانی از استاد
- دریافت نكردن پاسخ از استادها امری كاملا طبیعی است. در صورت عدم دریافت پاسخ به هیچ وجه دلسرد نشوید و با پشت كار به مكاتبات خود ادامه دهید.
زمان مناسب تماس با استادان برای گرفتن پذیرش
در اغلب دانشگاه ها دانشجویان حداقل شش ماه قبل از شروع سال تحصیلی جدید انتخاب شده اند. در نتیجه بازه زمانی 6 الی 12 ماه قبل از شروع سال تحصیلی جدید بهترین زمان تماس با استادان برای گرفتن پذیرش است، اما به طور قطع نمی توان گفت كه چه زمانی در این بازه شش ماهه بهترین زمان است. برخی معتقدند كه اگر تماس با استادها را قبل از مهرماه شروع كنید شانس این كه استادها ایمیل شما را پاسخ دهند بیشتر است، چرا كه ترافیك ایمیل ها در مهر و آبان بیشتر می شود. آنچه كه مسلم است، این است كه برای گرفتن پذیرش، تماس با استادها بسیار مهم است و شما حتی اگر جوابی از استادها دریافت نكنید، شانس گرفتن پذیرش و فاند خود را با تماس گرفتن با استادها بالا خواهید برد.
فرآیند تماس با استاد از طریق ایمیل
- معرفی نام و نام خانوادگی و سوابق دانشگاهی و کشور محل تحصیل خود،
- بیان گرایش مورد علاقه ی تحصیلی و تحقیقاتی خود،
- ذکر عنوان پایان نامه و تحقیقات مرتبط با گرایش مورد علاقه تان که انجام داده اید،
- دلیل علاقه به همکاری با تحقیقات استاد مورد نظر (صرفا بیان اینکه زمینه ی مورد علاقه و تحقیقاتی شما با استاد مشترک است در این مرحله کافی می باشد. حتما ذکر کنید که صفحه شخصی و تالیفات او را مورد بررسی قرار دادید)
- بیان درخواست خود مبنی بر در نظر گرفتن شما به عنوان یک کاندید برای پوزیشن زیر نظر آن استاد
- ارجاع به رزومه شما در پیوست ایمیل برای کسب آشنایی بیشتر
- قبل از ارسال ایمیل افزونه هایی مانند mailtracker در جیمیل یا موارد مشابه را در مرورگر خود فعال کنید. این افزونه ها از باز شدن میل توسط مخاطب شما را مطلع خواهد کرد. این اطلاع باعث خواهد شد که در صورت گذشت یک هفته از باز شدن ایمیل توسط استاد و عدم دریافت پاسخ، با خیال آسوده با اساتید دیگر در دانشکده شروع به مکاتبه کنید و یا در صورت مطلع شدن از عدم دریافت ایمیل، تلاش مجدد برای تماس با استاد مورد نظر داشته باشید.
معمولا پاسخ اساتید از چند حالات خارج نیست
- به علت پر بودن پوزیشن ها و یا عدم علاقه به همکاری با شما جواب منفی به درخواست شما می دهد که معمولا احتمال گرفتن چنین پاسخی کم است. در این وضعیت به دنبال اساتید دیگر دپارتمان بروید.
- جواب قطعی یا مشخص نمیدهد. با اینحال معمولا در متن ایمیل شما را به اپلای برای پوزیشن تشویق می کند. در این مورد هیچ احتمالی از گرفتن پذیرش این دانشگاه نمیتوان پیش بینی کرد.
- از شما میخواهد برای مصاحبه آماده شوید. این بهترین پاسخی است که میتوانید برای درخواست خود دریافت کنید. اگر استاد زمان مشخصی از برنامه روزانه خود را برای ارزیابی شما از طریق مصاحبه اختصاص دهد، نشان دهنده ی آن است که رزومه و توانمندی های شما برای او بسیار جذاب بوده است. بدین ترتیب باید خود را برای یک مصاحبه تاثیرگذار آماده کنید.
- اطلاعات یا مدارک بیشتر از شما میخواهد. این نشانه ی بسیاری خوبی است که رزومه شما در نگاه اول برای استاد جذاب بوده و تمایل برای همکاری با شما را دارد. در این مورد ممکن است استاد از شما کار خاصی مانند مطالعه مقاله، حل سوال و یا دست نوشته ای کوتاه در مورد یک موضوع بخواهد. اپلای در این دانشگاه ها بسیار توصیه می شود. سعی کنید در اسرع وقت ضمن تشکر از توجه استاد به درخواست شما، اطلاعات یا مدارک مورد نیاز را در اختیار او قرار دهید و با او در تماس باشید.
