پروپزال در واقع یک پیشنهاد است، پیشنهاد طرحی است که در ذهن دارید و می‌خواهید آن را عملی کنید که باید آن را به صورت استاندارد و مکتوب به گروهی پیشنهاد بدهید و سپس با ارائه‌ی مدارک و مستندات نشان می‌دهد چرا آن ایده خوب یا بد است.
هرگاه سخن از پروپوزال (Proposal) به میان می‌آید ذهنمان به سمت دانشگاه و پایان‌نامه کشیده می‌شود اما باید گفت پروپزال کاربردی فراتر از این دارد. پروپزال در واقع یک پیشنهاد است، پیشنهاد طرحی است که در ذهن دارید و می‌خواهید آن را عملی کنید که باید آن را به صورت استاندارد و مکتوب به گروهی پیشنهاد بدهید و سپس با ارائه‌ی مدارک و مستندات نشان می‌دهد چرا آن ایده خوب یا بد است. از پروپزال می‌توان بطور گسترده در کسب و کار و مبادلات اقتصادی و همچنین در زمینه‌های علمی استفاده کرد. در ادامه با اصول و روند نگارش پروپوزال با تاکید بر پروپوزال نویسی برای طرح‌های تحقیقاتی (به جز پایان نامه‌ها) بیشتر آشنا خواهیم شد.
چگونه یک پروپوزال خوب بنویسیم؟
طبق تعریف پروپوزال طرحی است که برای برآورده ساختن یک نیاز، پیشنهاد می‌شود و دریافت کننده آن، طرح پیشنهادی را با توجه به اینکه پروپوزال مزبور به سوالات زیر تا چه اندازه خوب پاسخ می‌دهد، ارزیابی می‌نماید:
قبل از اقدام به نگارش پروپوزال توجه به این نکته ضروری می‌باشد که پروپوزال را برای چه کسی یا چه نهادی تنظیم می‌کنیم. تا طبق فرمت ارائه شده توسط آن سازمان یا نهادها پروپوزال را بنویسیم معمولا تحصیلات تکمیلی دانشگاه برای پایان‌نامه‌های ارشد یا دکتری فرمت مشخصی دارد که باید در آن قالب ارائه شود. در صورت نبود فرمت مشخص می‌توانید با توجه به نیاز خودتان در قالب خاصی که در بردارنده بخش‌های اصلی پروپوزال‌های تحقیقاتی است، شروع به نوشتن پروپوزال نمایید.
نوشتن پروپوزال رسمی زمان بر و هزینه بر است. پروپوزال رسمی در واقع پشنهادی است که توسط یک سازمان بررسی می‌شود و در صورت تایید مزایا و منافعی را برای نگارنده به همراه دارد. مثلا دانشگاه‌های خارجی برای پذیرش دانشجوی دکترای از طریق پروپوزال تحقیقاتی تصمیم‌گیری می‌کنند در نتیجه دارا بودن یک پروپوزال رسمی می‌تواند منجر به دریافت بورس و پوزیشن دانشگاهی شود. برای نوشتن چنین پروپوزالی باید وقت زیادی صرف شود تا نتیجه کار قابل ارائه باشد. همچنین پروپوزال را بایستی براساس موقعیت و سطح دانش مخاطبان نوشت چنانچه مخاطب پروپوزال دانش فنی لازم را نداشته باشد باید در ابتدای پروپزال مقدمه‌ای اجرایی به زبان ساده و غیرفنی آورد.
هر پروپوزال براساس نوع و ویژگی‌هایی که دارد شامل بخش‌های مختلفی می‌شود. در حالت کلی پروپوزال‌ها از قسمت‌های اصلی زیر تشکیل شده‌اند که ممکن است بر مبنای پروپوزال شما حذف (البته به جز مقدمه و نتیجه‌گیری)، یا اضافه شوند:
در مقدمه، پیش زمینه‌ای از پیشنهاد ارائه می‌شود و موضوع به مخاطب، که ممکن است با موضوع آشنا یا از آن بی‌اطلاع باشد، معرفی می‌شود. از برخی جوانب، این بخش مهم‌ترین قسمت پروپوزال است. شما باید موضوع را برای مخاطبان خود توضیح دهید و همچنین روشن کنید چرا این موضوع مهم است. در اغلب موارد، ارائه‌ی حقایق، آمار و داستان‌های جالب و جذاب، در جلب نظر مخاطبان مؤثر است. معمولا پروپوزال را برای حل یک مشکل می‌نویسند. در این صورت بهتر است بر مشکلی که راه حل آن را ارائه می‌دهید، تاکید کنید. با شناخت مخاطبان‌تان، می‌توانید به مزایای این پیشنهاد برای آنها، اشاره کنید.
در این بخش، هدف مشخص می‌شود. این قسمت باید مختصر باشد و تنها بر اینکه پیشنهاد شما حقیقتا چیست، تمرکز کند. اگر پروپوزال شما کوتاه است، چند خط هم برای این بخش کافی است. جزئیات چگونگی پیاده‌سازی را در این قسمت مطرح نکنید.
چگونه پیشنهادتان را به انجام می‌رسانید؟ چگونه به مخاطبان ثابت می‌کنید که آمادگی کافی دارید؟ اینجاست که باید جزئیات پیاده‌سازی پیشنهاد را بیان کنید. در این مرحله موارد زیر را در نظر داشته باشید:
الف. مخاطب را قانع کنید
شما نه تنها باید مخاطبان‌تان را قانع کنید طرح شما ایده‌ی خوبی است، بلکه باید کاری کنید که آنها بپذیرند شما مناسب‌ترین فرد برای اجرای آن هستید. تاکید بر قابلیت‌هایی که شما را واجد شرایط انجام این کار می‌کند، سودمند است.
ب. جزئیات
در این بخش باید به اندازه‌ای داده و اطلاعات در اختیار مخاطبان قرار دهید تا به روشنی نشان دهد شما کاملا از فرآیند اجرا آگاه و بر آن مسلط هستید؛ اما در عین حال نباید با جزئیات بیش از حد فنی و کسل‌‌کننده، حوصله‌ی آنها را سر ببرید.
پ. پیش‌بینی
پیش‌بینی موانع و مشکلات احتمالی اثر مثبتی دارد و به مخاطبان‌تان نشان می‌دهد شما جوانب مختلف پیشنهادتان را با دقت بررسی کرده‌اید و از موانع بالقوه غافل نشده‌اید.
باید نشان دهید پیشنهاد شما عملی و امکان‌پذیر است. می‌توانید از تجربیات پیشین استفاده و تأکید کنید این پروژه هم درست مانند موارد پیشین قابل اجرا است. اگر در گذشته تجربه‌ای در این زمینه نداشته‌اید، روی نکاتی که مخاطب‌تان مایل به شنیدن آن است، تمرکز کنید. مثلا اگر مدیر شما به انجام به موقع کارها اهمیت می‌دهد، می‌توانید بر تأثیر پیشنهادتان بر افزایش سرعت بهره‌وری تأکید کنید.
در این بخش اهداف پیشنهادتان را بیان کنید. ممکن است این بخش تکراری و مشابه بیان مزیت‌های پیشنهاد به نظر برسد. اما در این بخش باید دقیقا اصل قضیه را مطرح کنید. نکته: این قسمت را مشابه «مزایای پیشنهاد» ننویسید.
تهیه‌ی این قسمت هم ساده است. برای به انجام رساندن پیشنهادتان به چه منابعی نیاز دارید؟ منابع ملموس (کاغذ، کامپیوتر، پول و…) و غیرملموس مثل زمان، باید لحاظ شوند.
به مخاطب‌تان نشان بدهید که می‌دانید چه می‌کنید. هرچه آماده‌تر به نظر بیایید، شانس قبولی پیشنهادتان بیشتر است (یا گرفتن نمره‌ی بالاتر، اگر کارتان مربوط به کلاس است).
تاریخچه‌ی پروپوزال را که در مقدمه بیان کردید، دوباره اینجا تکرار نکنید. اما اگر در مقدمه از تاریخچه سخنی نگفتید، خلاصه‌ای از پیش‌زمینه‌ی پروپوزال مطرح کنید. در این قسمت می‌توانید به طور مختصر همه‌ی قسمت‌های پیشین، یعنی پیشنهاد، برنامه‌ی اجرایی، کلیه‌ی دلایل و…، را دوباره توضیح دهید.
مانند هر پژوهش و مقاله‌ای، منابع و مآخذی که مورد استفاده‌تان قرار گرفته است، ذکر کنید.
