یک نامه اداری و رسمی دارای اصول نگارشی خاصی می باشد که بایستی بر اساس آن نوشته شود تا باعث بی احترامی به گیرنده نامه نشود.
گاهی لازم است تا برای یک سازمان، موسسه و یا شخص والا مقامی یک نامه رسمی بنویسیم. اما اینکه چگونه و با چه لحنی آن را بنویسیم، برای بسیاری از ما کار دشواری می باشد. یک نامه رسمی با نامه معمولی تفاوت زیادی دارد؛ از لحاظ لغات استفاده شده در متن ، ساختار و حاشیه صفحه تایپ نامه و ... . یک نامه‌ی اداری شامل 5 بخش مهم می باشد:
که در این بین مقدمه، پیام اصلی و نتیجه‌گیری از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند و اساس و پایه ی نامه شما را تشکیل می‌دهند. در نوشتن یک نامه‌ی اداری رعایت و ذکر سلسله مراتب سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، بنابراین شما باید به درستی بدانید در حال مکاتبه با چه کسی و با چه مرتبه‌ی سازمانی هستید.
هرچند این بخش جزو اهداف ارسال نامه نیست، اما برای نمایش احترام و رعایت ادب باید در نامه‌های اداری درج شود، می‌توانید در این قسمت با عناوینی چون “جناب آقای/سرکار خانم” شخص مورد نظر خود را خطاب قرار دهید و در ادامه نیز مرتبه‌ی سازمانی وی را خاطر نشان کنید، برای نمونه به مثال زیر توجه کنید:
مدیریت محترم شرکت [نام سازمان]
جناب آقای مهندس / سرکار خانم مهندس [نام مخاطب نامه]
با درود و آرزوی تندرستی برای شما
مقدمه یا سرآغاز نامه‌ی شما باید به گونه‌ای ذهن مخاطب را آماده پذیرش پیام اصلی بکند، شما نمی‌توانید به یکباره وارد بخش اصلی درخواست خود شوید، زیرا با این کار ذهن خواننده را آشفته خواهید ساخت و در نتیجه هدف اصلی شما به درستی به مخاطب منتقل نمی‌شود.
به عنوان مثال می‌توانید مقدمه‌ی نامه‌ی خود را این گونه بنویسید:
به استحضار می‌رساند با توجه به افزایش تعداد کاربران وبسایت و لزوم تقویت سرورهای مراکز داده‌ای…
سعی کنید در مقدمه‌ی نامه‌ی خود دلیل درخواست خود را برای مخاطب توضیح داده و او را مجاب کنید ادامه‌ی نامه‌ی شما (که شامل پیام اصلی و نتیجه است) را با اشتیاق بخواند.
این قسمت مهم‌ترین بخش نامه‌ی شماست، شما در این بخش درخواست اصلی و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب ارائه می‌دهید، سعی کنید تا حد امکان این بخش را ساده و کوتاه نوشته و از اضافه‌گویی‌های بیهوده پرهیز کنید.
به عنوان یک نمونه، می‌توانید پیام اصلی نامه را همانند قالب زیر بنویسید:
خواهشند است دستور فرمایید، تیم فنی سازمان نسبت به خرید و تقویت سرورها اقدام فرمایند…
این قسمت در حقیقت تکمیل کننده‌ی نامه و ترغیب کننده‌ی مخاطب برای انجام درخواست شماست و به اختیار شما در نامه گنجانده می‌شود، می‌توانید در این بخش ناگفته‌ها، تاکید درخواست و یا دلیل انجام هدفتان را درج کنید، مجددا به یاد داشته باشید که نباید اجازه دهید طول این قسمت نیز بیشتر از حد معمول شود، نتیجه‌گیری نهایی می‌تواند به صلاح‌دید شما در نامه درج نشود.
این بخش نیز همانند، قسمت ادب و احترام جزو اهداف ارسال نامه نیست اما درج آن خالی از لطف نیست و باید آن‌را در نامه‌تان درج کنید، به عنوان مثال می‌توانید برای بخش تشکر از قالب‌بندی زیر استفاده کنید:
قبلا از مساعدت و همکاری شما سپاس‌گذاریم
[نام شما / شرکت]
[سمت سازمانی شما]
[امضا]
حال که با اصلی‌ترین اجزای یک نامه‌ی اداری آشنا شدیم، چند نکته‌ی مهم در نگارش چنین نامه‌ای را با هم مرور کرده و در ادامه نحوه‌ی تایپ تمام این موارد در واژه پرداز مایکروسافت Word را به شما آموزش خواهیم داد.
