کاورلتر cober letter نامه‌ای است که بعضی مجلات همراه فایل مقاله از نویسنده درخواست میکنند. اگرچه ممکن است کاورلتر به نظر تشریفاتی برسد، اما در واقع بخش مهمی از روند ارسال مقاله است.
کاورلتر این فضا را به شما می‌دهد که در مورد مقاله خود به ویراستار اطلاعات مفیدی ارایه کنید؛ اعم از اینکه چرا مقاله شما مهم است و چگونه متناسب با اسکوپ مجله می‌باشد. به طور کلی، کاور لتر باید توجه سردبیر را جلب کند. این نامه نباید با عجله نوشته شود، زیرا کیفیت آن می تواند شانس انتشار مقاله شما را بالا برده یا خراب کند. کاورلتر باید از یک فرمت نسبتاً استاندارد پیروی کند. در اینجا می‌خواهیم طی مطلبی با عنوان نحوه نگارش کاورلتر Cover Letter جهت سابمیت مقاله به ذکر اهم نکات در نگارش آن بپردازیم. با سایت چاپ مقاله اوج دانش همراه باشید.
اولین کاری که شما باید انجام دهید این است که دستورالعمل های مجله برای نویسندگان را مورد بررسی قرار دهید واز الزامات آن برای نگارش کاور لتر اطلاعاتی حاصل کنید. بعضی اوقات، مجلات درخواست می کنند که اظهارات حاصی در کاور لتر درج شود. اگر اینگونه است، پس اطمینان حاصل کنید که کاور لتر شما حاوی تمام اطلاعات و اظهارات مورد نیاز ذکر شده در دستورالعمل مجله برای نویسندگان است. قبل از نوشتن کاور لتر، بهتر است نکات زیر را مطالعه کنید.
نکاتی که نباید در نگارش کاورلتر Cover Letter فراموش شوند
علاوه بر اینها، عبارات کلیدی خاصی وجود دارد که باید در کاور لتر درج شوند و بعضی از این موارد نیز معمولاً از سوی اکثر ژورنالها لازم قلمداد می‌شود. در کاورلتر باید اشاره شود که مقاله قبلاً در هیچ مجله‌ای چاپ نشده است و هم اکنون نیز به جز این مجله به مجله دیگری نیز ارسال نگردیده است.همچنین، در کاور لتر باید به مسائل مربوط به تضاد منافع نیز اشاره کنید.
سرانجام، برخی از مجلات لازم می‌دانند که شما لیستی از داوران بالقوه را برای آنها ارایه نمایید. همچنین شما این حق را دارید تا تعیین کنید که چه افرادی و با داشتن چه تخصصهای صرفاً می‌توانند مقاله شما را داوری کنند. فراموش نکنید که چندین بار کاورلتر خود را تصحیح کنید. متن باید کاملاً واضح و شفاف و بدون ابهام باشد. جملاتی که شما را از هدفتان دور می‌کند را می‌بایست حذف کنید و تمام جملات باید به طور مستقیم با هدف، نتایج اصلی و مهمترین یافته ها و نتیجه گیری شما در مقاله در ارتباط باشند.
بازم تاکید می کنیم! قسمت دستورالعمل برای نویسندگان (author-instructions) مجله هدف خودتون رو دنبال کنید! مثلا اینجا رو نگاه کنید. مجله ی نیچر خیلی کامل توضیح داده که مقالتون رو چجوری ساختاربندی کنید که یه قسمت از اونم به کاور لتر مربوط میشه.
صرف نظر از هر توصیه دیگه ای که با سرچ توی گوگل و هر وبسایتی می خونید، مطمئن بشید که اطلاعات درخواستی ادیتورها رو در اولویت قرار دادید. ببینید چند دفعه گفتم که:
عدم توجه به دستورالعمل های یه مجله منجر به رد خودکار مقاله شما میشه!
خب! در این قسمت، مواردی که باید و نباید در کاورلتر آورده بشن رو لیست کردیم:
باید از زبان رسمی در نوشتن کاورلتر مقاله مون استفاده کنیم. از اونجایی که 99 درصد سابمیت ها امروزه به صورت آنلاین انجام میشه، تمپلیتی که در زیر طراحی شده براساس ارسال با ایمیل هست. با این حال، اگه کاورلترتون رو روی سربرگ (PDF یا نسخه چاپی از طریق پست) ارسال می کنید ، اطلاعات تماس خود تون رو به گوشه سمت چپ بالای صفحه منتقل کنید مگه اینکه از سربرگ از پیش چاپ شده استفاده کنید ، در این صورت اطلاعات تماس شما باید بالای نامه و در وسط باشه.
√ [نام و نام خانوادگی سردبیر مجله] [مدرک (در صورت وجود)]
نکته: مرسومه که هر مدرک فارغ التحصیلی رو به نام مخاطب درج می کنن.
به عنوان مثال:
John Smith, MD | Carolyn Daniels, MPH
√ [عنوان]
به عنوان مثال:
Editor-in-Chief, Managing Editor, Co-Editors-in-Chief
√ [نام مجله]
√ [آدرس مجله]
√ [تاریخ سابمیت: روز ماه ، سال | Month Day, Year]
√ [Dear Dr./Mr./Ms. (نام خانوادگی ادیتور)]:
نکته: جایی که نام سردبیر مجله مشخص نیست ، از عنوان اون که در مجله هست استفاده می کنیم، مانند “Dear Managing Editor” یا “Dear Editor-in-Chief”. در هرصورت استفاده از نام شخص بهترین گزینه هست، با این وجود اگه شک دارید بهتره با مجله تماس بگیرید تا مطمئن بشید که این نامه رو به چه کسی می فرستید.
نکته: از “Ms” استفاده کنید و هرگز “Mrs” یا “Miss” در نامه های رسمی استفاده نکنید.
نکته: هرگز از “Dear Sirs” یا عبارت مشابه استفاده نکنید. بسیاری از ادیتورها این رو توهین آمیز تلقی می کنن، به ویژه با توجه به اینکه بسیاری از اون ها زن هستن!
√ [پاراگراف اول: دو تا سه جمله]
جمله اول که اینجوری باشه:
I am writing to submit our manuscript entitled, [عنوان مقاله] for consideration as a [نام مجله]/[نوع مطالعه].
برای جمله دوم و سوم می تونید به بررسی خلاصه ای از طراحی مطالعه (study design)، محل تصویب طرح پژوهش (دانشگاه یا کمیته تحقیقات)، سوال تحقیق، یافته های اصلی و نتیجه گیری بپردازید.
برای مثال:
I am writing to submit our manuscript entitled, “X Marks the Spot” for consideration as an Awesome Science Journal research article. We examined the efficacy of using X factors as indicators for depression in Y subjects in Z regions through a 12-month prospective cohort study and can confirm that monitoring the levels of X is critical to identifying the onset of depression, regardless of geographical influences.
نکته: عبارات مفیدی که از اون ها برای بحث درباره یافته ها و نتیجه گیری می تونید استفاده کنید عبارتند از:
Our findings confirm that…
We have determined that…
Our results suggest…
We found that…
We illustrate…
Our findings reveal…
Our study clarifies…
Our research corroborates…
Our results establish…
Our work substantiates…
√ [پاراگراف دوم: دو تا پنج جمله]
Given that [متنی که بیشتر از همه پژوهش شما را پروموت میکنه], we believe that the findings presented in our paper will appeal to the [خواننده های مجله] who subscribe to [نام مجله]. Our findings will allow your readers to [باید هدف مجله رو بررسی کنید].
نکته: مخاطبان عمومی مجله رو مشخص کنید و اینکه چگونه این افراد می تونن از تحقیقات شما برای افزایش درک خودشون از یه موضوع استفاده کنند. به عنوان مثال، اگه بسیاری از خوانندگان مجله هدف تون به پیامدهای سیاست های عمومی مطالعات مختلف علاقه مند هستن، بهتره کمی در مورد تاثیری که نتیجه گیری مقالتون در کمک به همکاران برای توسعه ی سیاست های قوی تر که بصورت موثرتری نگرانی های عمومی رو برطرف می کنه، صحبت کنید.
نکته: متنی در مورد علت پرداختن به سوال تحقیق در این قسمت قرار بدید.
برای مثال:
Given the struggle policymakers have had to define proper criteria to diagnose the onset of depression in teenagers, we felt compelled to identify a cost-effective and universal methodology that local school administrators can use to screen students.
نکته: اگه تریگر مقاله شما مطالعه (های) قبلی بودن، اون (ها) رو بیارید:
باید اینجوری بنویسیم:
After initially researching X, Y approached us to conduct a follow-up study that examined Z. While pursuing this project, we discovered …
پس تا اینجا برای پاراگراف دوم گفتیم چی شد. حالا یه نمونه کامل از پاراگراف دوم بخونید:
Given the alarming increase in depression rates among teenagers and the lack of any uniform practical tests for screening students, we believe that the findings presented in our paper will appeal to education policymakers who subscribe to The Journal of Education. Although prior research has identified a few methods that could be used in depression screening, such as X and Y, the applications developed from those findings have been cost-prohibitive and difficult to administer on a national level. Thus, our findings will allow your readers to understand the factors involved in identifying the onset of depression in teenagers better and develop more cost-effective screening procedures that can be employed nationally. In so doing, we hope that our research advances the toolset needed to combat the concerns preoccupying the minds of many school administrators.
√ [پاراگراف سوم: مطالعات مشابه]
باید اینجوری بنویسیم:
This manuscript expands on the prior research conducted and published by [نام نویسنده] in [نام مجله]”
یا اینجوری بنویسیم:
This paper [examines a different aspect of]/ [takes a different approach to] the issues explored in the following papers also published by [نام مجله].
Article 1
Article 2
Article 3
نکته: شما باید در صورت وجود، مطالعات مشابهی که اخیراً توسط مجله هدف تون منتشر شده رو ذکر کنید، اما بیشتر از 5 مورد ذکر نکنید. اگر فقط می خواید به یک مقاله اشاره کنید، عبارت بالا رو اینجوری بنویسید:
This paper [examines a different aspect of]/ [takes a different approach to] the issues explored by [نام نویسنده] in [عنوان مقاله], also published by [نام مجله] on [زمان چاپ].
√ [پاراگراف چهارم: بیانیه های اضافی که اغلب مورد نیاز است]
همانطور که قبلا گفته شد، یه بیانیه باید آورده بشه که همه نویسنده ها تأیید می کنند که این مقاله قبلاً جایی منتشر نشده و در حال حاضر توسط هیچ مجله ای مورد بررسی نیست. علاوه بر اون، همه نویسنده ها محتویات این مقاله رو تأیید می کنن و با سیاست های سابمیت در [نام مجله هدف] موافقت کرده اند.
به انگلیسی اینجوری میشه:
Each of the authors confirms that this manuscript has not been previously published and is not currently under consideration by any other journal. Additionally, all of the authors have approved the contents of this paper and have agreed to the [نام مجله]’s submission policies.
نکته: اگه قبلاً قسمتی از پژوهش خودتون رو در جاهای دیگه به صورت عمومی به اشتراک گذاشتید، اون رو بیان کنید. مثلا می تونید بنویسید:
We have presented a subset of our findings [at Event]/ [as a Type of Publication Medium] in [محل] in [سال].
√ [پاراگراف پنجم: پیشنهاد برای داوری]
برای پیشنهاد داوران همتا در مجله هدف تون می تونید به این صورت جمله رو تنظیم کنید و بعد از اون اطلاعات داورها شامل نام، وابستگی، ایمیل و تخصص رو لیست کنید.
Should you select our manuscript for peer review, we would like to suggest the following potential reviewers/referees because they would have the requisite background to evaluate our findings and interpretation objectively.
[نام ، افیلیشن، ایمیل ، تخصص]
[نام ، افیلیشن، ایمیل ، تخصص]
[نام ، افیلیشن، ایمیل ، تخصص]
در آخر هم این جمله اضافه بشه خالی از لطف نیست:
To the best of our knowledge, none of the above-suggested persons have any conflict of interest, financial or otherwise.
یعنی تا آنجا که ما می دانیم ، هیچ یک از اشخاص پیشنهادی فوق دارای هیچ گونه تضاد منافع ، از نظر مالی یا غیر آن نیستند.
نکته: حداقل 3 و حداکثر 5 داور پیشنهاد بدید، چراکه احتمال داره مجله حداقل از یکی از پیشنهادات شما استفاده کنه.
نکته: مجله موردنظر شما از هر اصطلاحی (“reviewer” یا “referee”) استفاده می کنه؛ شما هم از همون استفاده کنید. توجه دقیق به اصطلاحات یه مجله نشانه اینه که شما مجله رو به درستی و دقیق بررسی کردید.
√ [پاراگراف ششم: اطلاعات اضافی که غالبا درخواست می شود]
بعنوان آخرین پاراگراف این جمله رو بیارید:
Each named author has substantially contributed to conducting the underlying research and drafting this manuscript. Additionally, to the best of our knowledge, the named authors have no conflict of interest, financial or otherwise.
یعنی هر نویسنده ای که اسمش در مقاله اومده، در انجام اون و تهیه این مقاله مشارکت قابل توجه داشته و تا آنجا که ما می دانیم ، نویسندگان ذکر شده هیچ گونه تضاد منافع، مالی یا غیره ندارند.
جمله ی تا اونجا که ما می دانیم هم بنظرم قابل تامله! حتما سعی کنیم این جمله رو در بیان تضاد منافع سایرین ذکر کنیم.
و در پایان هم موارد زیر آورده بشه:
Sincerely,
[Your Name]
Corresponding Author
Institution Title
Institution/Affiliation Name
[Institution Address]
[Your e-mail address]
[Tel: (include relevant country/area code)]
[Fax: (include relevant country/area code)]
اگه کرسپاندر مقالتون در دسترس نیست و ممکنه پاسخگو نباشه می تونید بعنوان اطلاعات تماس دوم، مورد زیر رو اضافه کنید به اطلاعات بالا:
Additional Contact [should the corresponding author not be available]
Institution Title
Institution/Affiliation Name
[Institution Address]
[Your e-mail address]
[Tel: (include relevant country/area code)]
[Fax: (include relevant country/area code)]
فونت را روی Arial یا Times New Roman ، اندازه 12 تنظیم کنید.
فاصله بین خطوط 1 باشد.
فاصله بین پاراگراف ها 1 باشد.
پاراگراف ها را Bold نکنید.
تمام متن را Justify کنید.
از نرم افزارهای اصلاح املایی و بررسی دستور زبان استفاده کنید. [اینجا در مورد این ابزارها خیلی کامل و دقیق توضیح دادیم]. در صورت لزوم، از خدمات اصلاح و ویرایش نیتیو حرفه ای Meditorha برای بررسی کاورلتر خود استفاده کنید.
نام ادیتور یا سردبیر را دوباره بررسی کنید. در صورت لزوم با مجله تماس بگیرید تا مطمئن شوید.
